Download als PDF
Met het Legionella Dossier houdt u overzicht, controleert u werkzaamheden en stuurt deze waar nodig bij. Als een activiteit niet of te laat wordt uitgevoerd, ontvangt u hiervan bericht. Het Legionella Dossier levert alle relevante rapporten, bespaart u veel tijd en voorkomt dat zaken blijven liggen. Bijkomend voordeel: uw medewerkers worden zich meer bewust van het belang van juiste uitvoering van de beheersmaatregelen.
1. Inleiding
Het HSE Dossier isstandaard internet software die Acquatrust speciaal heeft ontwikkeld voor de automatisering van de verschillende onderdelen van het Health, Safety and Environment dossier. Dit heeft voor u als groot voordeel, dat onze software naadloos aansluit op uw werkprocessen en informatiebehoefte. Dankzij de applicatie kunnen de juiste maatregelen op het juiste moment worden genomen, waarmee de kans op problemen aanzienlijk kleiner wordt.
Een succesvolle implementatie van het HSE Dossier binnen een organisatie vereist dat alle benodigde gegevens correct worden ingevoerd. Deze werkplekinstructie heeft als doel om de eindgebruiker vertrouwd te maken met de verschillende functionele mogelijkheden van de applicatie.
Het HSE Dossier omvat de volgende hoofdonderdelen;
- Basisdossier
- Arbodossier (RiAxion)
- Legionelladossier
- Middelendossier
- Milieudossier
- Incidentenregistratie
Daarnaast zijn er een aantal ondersteunende onderdelen die noodzakelijk zijn voor het correct werken van de applicatie. Dit zijn;
- Administratie
- Rapportages & Dashboard
- Dossier
- Planbord
2. Legionelladossier
Het HSE Dossier isstandaard internet software die Acquatrust speciaal heeft ontwikkeld voor de automatisering van de verschillende onderdelen van het Health, Safety and Environment dossier. Dit heeft voor u als groot voordeel, dat onze software naadloos aansluit op uw werkprocessen en informatiebehoefte. Dankzij de applicatie kunnen de juiste maatregelen op het juiste moment worden genomen, waarmee de kans op problemen aanzienlijk kleiner wordt.
Een succesvolle implementatie van het Legionelladossier binnen een organisatie vereist dat alle benodigde gegevens correct worden ingevoerd. Deze werkplekinstructie heeft als doel om de eindgebruiker vertrouwd te maken met de verschillende functionele ondersteunende mogelijkheden van de applicatie.
De onderdelen die in deze instructie worden beschreven zijn:
- Inventarisatie
- Risico analyse
- Logboek
- Registratie
- Temperaturen
Per onderdeel wordt er een korte beschrijving gegeven van de werking en de benodigde configuratie van de schermen.
3. Inventarisatie
De eerste stap binnen het Legionelladossier is de inventarisatie. Met de inventarisatie wordt er inzichtelijk gemaakt welke items er binnen de organisatie aanwezig zijn en die moeten worden opgenomen in de applicatie.
Inventarisitems worden opgenomen in een hi?rarchische structuur. De structuur wordt automatisch opgebouwd en is gebaseerd op de locatiestructuur. Onder de locaties wordt de structuur van de inventarisatie opgebouwd. Daarmee is het mogelijk om per locatie de inventarisitems zichtbaar te hebben.
Voorbeeld weergave inventarisatie lijst
3.1 Informatievelden
Van inventarisitems kunnen verschillende gegevens worden vastgelegd in diverse informatie velden en verdeeld over verschillende subtabbladen. De velden die zijn benoemd zijn standaard velden. Dat wil zeggen dat ze niet te configureren zijn. Op het moment dat een inventariselement wordt, toegevoegd of gewijzigd worden er velden zichtbaar die zijn gemarkeerd met een *, deze moeten verplicht worden ingevuld.
De informatievelden zijn verdeeld over een viertal tabbladen.
Voorbeeld weergave Inventarisatiescherm – tabblad Algemeen
3.2 Acties
Om inventarisitems toe te voegen, te wijzigen, te verwijderen en te archiveren of de-archiveren zijn er actiebuttons opgenomen. Een extra actie is dat men de resultaten van de activiteiten die zijn uitgevoerd op een bepaald item via de actiebutton Historie kan bekijken. Of men deze buttons kan gebruiken is afhankelijk van het autorisatieprofiel (wordt beschreven in het subonderdeel Administratie) te gebruiken.
Voorbeeld weergave Actiebuttons
3.3 Details
Om naar een specifiek onderdeel af te dalen kan er gebruik worden gemaakt van de details. Met Details navigeert men rechtstreeks naar de informatie dat behoort bij het onderdeel dat men heeft
geselecteerd. Met andere woorden alleen de etages die behoren bij Locatie X in plaats van het tonen van alle etages.
Voorbeeld weergave Details
3.4 Overige items
De overige acties die uitgevoerd kunnen worden op het basis scherm zijn als volgt. Deze acties zijn voor iedereen toegankelijk.
Wijzigen scherm. Hiermee krijgt men een lijst weergave van items in plaats van een specifieke weergave van 1 item. Vervolgens kan men een selectie maken uit de lijst.
Binnen de applicatie is een digitale help functie beschikbaar. Hierin staat de functionele werking van het systeem beschreven. De digitale help is een aanvulling op de Werkplekinstructie.
Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.
Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.
3.5 Werken met Inventarisitems
3.5.1 Toevoegen Inventarisitem
Stap 1: Klik op de Actiebutton Toevoegen
Stap 2: Het volgende scherm wordt zichtbaar waar de velden die gemarkeerd zijn met een * verplicht moeten worden ingevuld. De verplichte velden hebben de volgende functie.
o Installatiecode Verplicht veld. Kan bestaan uit cijfers, letters of een combinatie van beide.
o Type installatie Verplicht veld. Keuzelijst met typeringen die van tevoren zijn gedefinieerd.
o Omschrijving Verplicht veld. Naam van het betreffende item.
o Locatie Verplicht veld. De locatie waar het betreffende item onder komt te hangen.
o Overige velden Zijn niet verplicht en worden gebruikt om aanvullende informatie van een inventariselement op te nemen.
Stap 3: Maak een keuze uit het verplichte veld Type installatie.
Het kiezen van een type is een belangrijke keuze want onder dit type wordt het betreffende item geplaatst in de structuur en kan je het terugvinden.
Stap 4: Alle benodigde velden ingevoerd? Zo ja, dan wordt de informatie alleen opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.
Voorbeeld icoon Opslaan
Voorbeeld icoon Annuleren
3.5.2 Wijzigen Inventarisitem
Stap 1: Klik op de Actiebutton Wijzigen
Stap 2: De velden worden overgenomen met de informatie die op dat moment bekend is. De informatie kan eenvoudig worden gewijzigd. De velden met een * moeten verplicht worden ingevuld. Ook de informatie in de overige tabbladen kan worden gewijzigd.
De gegevens die worden gewijzigd gelden vanaf het moment dat de data wordt opgeslagen. Informatie uit het verleden blijft bestaan en wordt in het archief bijgehouden.
Stap 3: Alle benodigde velden gewijzigd? Zo ja, dan wordt de informatie alleen opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.
Voorbeeld icoon Opslaan
Voorbeeld icoon Annuleren
3.5.3 Verwijderen Inventarisitem
Stap 1: Klik op de Actiebutton Verwijderen
Stap 2: Het volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.
LET OP. Het inventarisitem wordt fysiek verwijderd uit de database!
3.5.4 Archiveren Inventarisitem
Stap 1: Klik op de Actiebutton Archiveren
Stap 2: Met het archiveren worden alle gegevens betreffende de locatie in archief geplaatst. De gegevens worden dus niet verwijderd uit de database kunnen op een eenvoudige manier weer worden gebruikt door te de-archiveren. Het volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.
3.5.5 De-archiveren Inventarisitem
Stap 1: Klik op de Actiebutton De-Archiveren
Stap 2: Met het de-archiveren worden alle gegevens betreffende de locatie uit het archief gehaald.
3.5.6 Historie
Het inventarisatie tabblad heeft een specifieke Historie functie. Met deze functie is het mogelijk om der resultaten over een bepaalde periode zichtbaar te krijgen. Deze gegevens kunnen in een grafiek worden weergegeven. Op deze wijze heeft men een instrument om trendanalyses mogelijk te maken. De historie wordt per inventarisitem weergegeven.
Stap 1: Selecteer het betreffende inventariselement in de structuur voor een historisch overzicht. Op het moment dat er resultaten in het verleden aanwezig zijn, zal de actiebutton Historie oplichten.
Stap 2: Klik op de Actiebutton Historie
Stap 3: De volgende structuur wordt zichtbaar en men klikt Temperaturen aan voor een historisch overzicht van de geregistreerde temperaturen.
Voorbeeld weergave structuur Historie
Stap 4: Op het informatieblad heeft men, in lijstvorm, een overzicht van de geregistreerde activiteiten (in dit geval temperatuurregistratie).
Voorbeeld weergave uitgevoerde (en gereed gemelde) activiteiten
Naast de lijstvorm wordt er in een grafiek weergeven hoeveel activiteiten er binnen de gestelde tijd zijn uitgevoerd. Dit is een standaard grafiek.
Stap 5: Om de grafiek te tonen van het historisch overzicht dient met de button aan te klikken (zichtbaar boven de lijst met activiteiten)
Stap 6: de grafiek wordt vervolgens weergegeven in 2D of 3D weergave. Hier kan men tussen kiezen.
4. Risico analyse
Op het moment dat een inventarisatie is uitgevoerd kan er op de verschillende items een analyse worden uitgevoerd. Binnen de applicatie is dit geen verplichting. Je kan rechtstreeks vanuit de inventarisatie naar het Logboek om activiteiten aan te maken.
Per item wordt er een specifieke analyse gemaakt waar kan worden aangegeven of er een hoog, middel of laag risico aanwezig is op een inventarisitem. Om een risico analyse uit te voeren dienen de betreffende inventaris items te zijn ingevoerd. Bij de analyse maak je ook gebruik van dezelfde basis structuur.
Voorbeeld weergave Analyse
4.1 Informatievelden
Bij een Risico analyse kunnen verschillende gegevens worden vastgelegd in diverse informatie velden en verdeeld over verschillende subtabbladen. De velden die zijn benoemd zijn standaard velden. Dat wil zeggen dat ze niet te configureren zijn. Op het moment dat een inventariselement wordt, toegevoegd of gewijzigd worden er velden zichtbaar die zijn gemarkeerd met een *, deze moeten verplicht worden ingevuld.
De velden die worden ingevoerd zijn verdeeld over de volgende tabbladen.
Voorbeeld weergave Risico analyse scherm – tabblad Algemeen
4.2 Acties
Om een risico analyse toe te voegen, te wijzigen, te verwijderen en te archiveren of de-archiveren zijn er actiebuttons opgenomen. Of men deze buttons kan gebruiken is afhankelijk van het autorisatieprofiel (wordt beschreven in het subonderdeel Administratie) te gebruiken.
Voorbeeld weergave Actiebuttons
4.3 Details
Om naar een specifiek onderdeel af te dalen kan er gebruik worden gemaakt van de details. Met Details navigeert men rechtstreeks naar de informatie dat behoort bij het onderdeel dat men heeft geselecteerd. Met andere woorden alleen de etages die behoren bij Locatie X in plaats van het tonen van alle etages.
Voorbeeld weergave Details
4.4 Overige items
De overige acties die uitgevoerd kunnen worden op het basis scherm zijn als volgt. Deze acties zijn voor iedereen toegankelijk.
Wijzigen scherm. Hiermee krijgt men een lijst weergave van items in plaats van een specifieke weergave van 1 item. Vervolgens kan men een selectie maken uit de lijst.
Binnen de applicatie is een digitale help functie beschikbaar. Hierin staat de functionele werking van het systeem beschreven. De digitale help is een aanvulling op de Werkplekinstructie.
Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.
Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.
4.5 Werken met Risico analyse
4.5.1 Toevoegen Risico analyse
Stap1: Klik op de Actiebutton Toevoegen
Stap 2: Het volgende scherm wordt zichtbaar waar de velden die gemarkeerd zijn met een * verplicht moeten worden ingevuld. De verplichte velden hebben de volgende functie. Met name de tabbladen Algemeen en Analyse zijn van belang om in te vullen.
Tabblad Algemeen
o Locatie Verplicht veld. Selectie van een aanwezige locatie waar de analyse voor wordt uitgevoerd.
o Installatie Verplicht veld. Keuzelijst met installaties die van tevoren zijn gedefinieerd en waar men uit moet kiezen. Alleen de installaties die aan de locatie zijn gekoppeld zijn zichtbaar.
o Installatie afgerond Verplicht veld. Ja/Nee keuzeveld..
o Overige velden Zijn niet verplicht en worden gebruikt om aanvullende informatie van een inventariselement op te nemen.
Tabblad Analyse
In het tabblad analyse vindt de feitelijke risico bepaling plaats. Daarvoor zijn er een aantal standaard velden die ingevoerd moeten worden. Deze risicobepaling is de onderlegger voor het aanmaken van een periodieke en/of algemene activiteit.
o Risico aangroei Keuze lijst. Gering, Matig en Hoog
o Algeheel risico Keuze lijst, met onderstaande mogelijkheden.
o Koudwatergroep Vrije invoer van gegevens.
o Leiding gemonteerd in Vrije invoer van gegevens.
o Aansluiting Keuze lijst, met onderstaande mogelijkheden.
o Aerosolvorming Keuze lijst, met onderstaande mogelijkheden.
o Frequentie gebruik Keuze lijst, met onderstaande mogelijkheden.
Stap 3: Alle benodigde velden ingevoerd? Zo ja, dan wordt de informatie alleen opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.
Voorbeeld icoon Opslaan
Voorbeeld icoon Annuleren
4.5.2 Wijzigen Risico analyse
Stap 1: Klik op de Actiebutton Wijzigen
Stap 2: Het veld met de informatievelden wordt zichtbaar. Alle velden die zijn ingevuld kunnen worden gewijzigd. Alleen de velden behorend bi het Inventarisitem zijn niet te wijzigen. Dit zijn de stam gegevens en die kunnen alleen gewijzigd worden in het tabblad Inventarisatie.
Voorbeeld weergave Risico analyse – tabblad Algemeen
Stap 3: Alle benodigde velden gewijzigd? Zo ja, dan wordt de informatie alleen opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.
Voorbeeld icoon Opslaan
Voorbeeld icoon Annuleren
4.5.3 Verwijderen Risico analyse
Stap 1: Klik op de Actiebutton Verwijderen
Stap 2: Het volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.
LET OP. De Risico analyse wordt fysiek verwijderd uit de database!
4.5.4 Archiveren Risico analyse
Stap 1: Klik op de Actiebutton Archiveren
Stap 2: Met het archiveren worden alle gegevens betreffende de analyse in het archief geplaatst. De gegevens worden dus niet verwijderd uit de database kunnen op een eenvoudige manier weer worden gebruikt door te de-archiveren. Het volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.
4.5.5 De-archiveren Risico analyse
Stap 1: Klik op de Actiebutton De-Archiveren
Stap 2: Met het de-archiveren worden alle gegevens betreffende de analyse uit het archief gehaald.
5. Logboek
Het Logboek is de verzamelplaats van alle uit te voeren activiteiten. Binnen het Legionelladossier zijn alleen die activiteiten zichtbaar die van toepassing zijn. In het algemene Logboek van Acquatrust zijn alle activiteiten van alles modules zichtbaar. Hierin worden periodieke en eenmalige maatregelen gedefinieerd.
De mogelijkheden die men heeft in dit tabblad worden op hoofdlijnen besproken.
5.1 Informatievelden
Bij een Logboek activiteit kunnen verschillende gegevens worden vastgelegd in diverse informatie velden en verdeeld over verschillende subtabbladen. De velden die zijn benoemd zijn standaard velden. Dat wil zeggen dat ze niet te configureren zijn. Op het moment dat een inventariselement wordt, toegevoegd of gewijzigd worden er velden zichtbaar die zijn gemarkeerd met een *, deze moeten verplicht worden ingevuld.
Voorbeeld weergave Activiteiten invoerscherm – Tabblad Algemeen
5.2 Acties
Om acties op een activiteiten uit te voeren wordt er gebruik gemaakt van de actiebuttons. De acties die uitgevoerd kunnen worden staan in de lijst weergegeven.
Voorbeeld weergave Actiebuttons
5.3 Details
Om naar een specifiek onderdeel af te dalen kan er gebruik worden gemaakt van de details. Met Details navigeert men rechtstreeks naar de informatie dat behoort bij het onderdeel dat men heeft
geselecteerd. Met andere woorden alleen de etages die behoren bij Locatie X in plaats van het tonen van alle etages.
Voorbeeld weergave Details
5.4 Overige acties
De overige acties die uitgevoerd kunnen worden op het basis scherm zijn als volgt. Deze acties zijn voor iedereen toegankelijk.
Wijzigen scherm. Hiermee krijgt men een lijst weergave van activiteiten in plaats van een specifieke weergave van 1 item. Vervolgens kan men een selectie maken uit de lijst.
Binnen de applicatie is een digitale help functie beschikbaar. Hierin staat de functionele werking van het systeem beschreven. De digitale help is een aanvulling op de Werkplekinstructie.
Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.
Alle gearchiveerde activiteiten zijn zichtbaar op het scherm.
5.4 Werken met het Logboek
5.4.1 Toevoegen activiteit
Stap 1: Klik op de actiebutton Toevoegen
Stap 2: Het informatiescherm wordt zichtbaar en de gegevens moeten worden ingevuld. De velden gemarkeerd met een * moeten verplicht worden ingevoerd. De verplichte velden hebben de volgende functie.
o Datum activiteit Uitvoerdatum activiteit, standaard wordt de systeem datum overgenomen. Dit kan worden aangepast met de kalender functionaliteit
o Type activiteit Keuzelijst met typeringen die van tevoren zijn gedefinieerd.
o Omschrijving Verplicht veld. Naam van het betreffende item.
o Vervolg activiteit Keuze lijst ja/nee. Op basis van dit veld wordt er automatisch een vervolg activiteit aangemaakt.
o Locatie Voor welke locatie moet de activiteit worden uitgevoerd?
o Installatie Waar moeten de activiteiten op worden uitgevoerd?
o Uitvoerende persoon Wie voert de werkzaamheden uit.
o Overige velden Zijn niet verplicht en worden gebruikt om aanvullende informatie van een inventariselement op te nemen.
Voorbeeld weergave ingevulde activiteitenlijst.
Stap 3: Alle benodigde velden ingevoerd? Zo ja, dan wordt de informatie alleen opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.
Voorbeeld icoon Opslaan
Voorbeeld icoon Annuleren
5.4.2 Wijzigen activiteit
Stap 1: Klik op de Actiebutton Wijzigen
Stap 2: Het ingevulde invoerscherm is zichtbaar en de mutaties kunnen worden doorgevoerd. Alle velden die niet vergrijsd of vet worden weergegeven zijn te wijzigen.
Stap 3: Alle benodigde velden gewijzigd? Zo ja, dan wordt de informatie alleen opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.
Voorbeeld icoon Opslaan
Voorbeeld icoon Annuleren
5.4.3 Verwijderen activiteit
Stap 1: Klik op de Actiebutton Verwijderen
Stap 2: Het volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.
LET OP. De Activiteit wordt fysiek verwijderd uit de database!
5.4.4 De-Archiveren Activiteit
Stap 1: Klik op de Actiebutton De-Archiveren
Stap 2: Met het de-archiveren worden alle activiteiten die gereed zijn gemeld uit het archief gehaald.
5.4.5 Gereedmelden
Om activiteiten uit het scherm te laten verdwijnen en/of nieuwe activiteiten aan te maken, dienen de voorgaande activiteiten gereed te zijn gemeld.
Stap 1: Selecteer de activiteit die gereed kan worden gemeld in de lijst.
Stap 2: Klik op de Actiebutton Gereedmelden
Stap 3: De activiteiten worden voorzien van een datum en tijdstempel en worden weggeschreven naar het archief. Een eventuele vervolg activiteit wordt automatisch aangemaakt op basis van de ingevulde randvoorwaarden.
6. Registratie
Om de resultaten van een activiteit op een correcte en eenvoudige manier vast te leggen in de database wordt er gebruik gemaakt van registratieformulieren. Deze formulieren zijn van te voren gedefinieerd en kunnen alleen ingevuld worden en niet worden aangepast aan eigen wensen en idee?n.
Voor de verschillende type activiteiten zijn er verschillende registratieformulieren gedefinieerd.
De registratieformulieren worden gevuld met informatie uit het Logboek.
Voorbeeld weergave Registratieformulier – Controle installatie
6.1 Werken met Registratieformulieren
Stap 1: Selecteer in de structuur de betreffende activiteiten die op een registratieformulier terecht moeten komen.
Stap 2: Op het moment dat in de structuur het betreffende type wordt geselecteerd wordt automatisch het bijbehorende registratieformulier geopend.
Stap 3: Alle benodigde gegevens ingevoerd? Zo ja, dan wordt de informatie alleen opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.
Voorbeeld icoon Opslaan
Voorbeeld icoon Annuleren
De laatste mogelijkheid betreft het printen van de lijst met activiteiten. Dit kan middels het toegevoegde printericoon
Stap 1: Printen van de lijst door op het printericoon te klikken
Stap2: Het volgende scherm wordt zichtbaar en hier moet men een keuze maken of men het bestand wil openen of opslaan.
Stap 3: Open het bestand en het rapport wordt in .PDF geopend op het scherm. Het formulier kan nu worden geprint.
7. Temperaturen
Binnen de applicatie bestaat er de mogelijkheid om te werken met mobiele apparaten om data te verzamelen en eenvoudig in te lezen in de applicatie. Een voorbeeld van een dergelijke functionaliteit is het invoeren van temperatuur gegevens die middels een handheld device (pc met temperatuurmeter) worden ingevoerd. Hiermee vervallen alle handmatige werkzaamheden.
De basis werkwijze is als volgt.
- Activiteiten worden eenmaal ingevoerd in de applicatie
- Upload naar mobiele unit
- Werkzaamheden worden uitgevoerd
- Upload naar applicatie
- Gegevens worden gecontroleerd
- Nieuwe serie activiteiten worden klaar gezet
- Upload naar mobiele unit
- Etc.
Dit is echter geen standaard functionaliteit en wordt als zodanig verder niet opgenomen in deze handleiding. Acquatrust verstrekt u graag aanvullende informatie over deze (en andere) mobiele toepassingsmogelijkheden.