Met
het dossier kunt u alle documenten, rapportages, tekeningen en dergelijke op
een eenvoudige en overzichtelijke manier beheren. De structuur waarin dit wordt
opgebouwd wordt handmatig opgebouwd. Dit kan naar eigen inzicht worden
opgesteld. Binnen de structuur moeten Folders en Documenten worden toegevoegd.
Voorbeeld
weergave Folderstructuur
Voor
het toevoegen van Folders en Documenten maakt men gebruik van de actiebuttons
aan de rechterkant van het scherm. De volgorde die gehanteerd moet worden is
dat men eerst een Folder toevoegd en aan deze Folder een Document kan koppelen.
Voorbeeld
weergave Actiebuttons Fodlers
Voorbeeld
weergave Actiebuttons Documenten
Van
een folder en een document kunnen een aantal basis informatievelden worden
vastgelegd in de applicatie. Voor een folder zijn het slechts drie velden die
moeten worden ingevuld. Het betreft in de het veld Odnerdeel van en
Omschrijving (eventueel aangevuld met een opmerking).
Voorbeeld
weergave velden Folderstructuur
Voor een Document moeten er beduidend
meer velden worden ingevoerd in de applicatie. Er zijn geen verplichte velden
die moeten worden ingevuld.
Code Toevegen
van een code voro het betreffende document. Deze code kan zelfstandig worden vastgesteld.
Titel Titel
van het Dossier waar het betreffende document betrekking op heeft.
Status De
status van het document. Keuzelijst met de opties Definitief en Concept.
Omschrijving Omschrijving van de naam van het document.
Samenvatting Vrij invoerveld
Onderwerp Wat is het odnerwerp waar eht betreffende
document betrekking op heeft. Zoekwoorden Zoekwoorden die men aan kan
geven om het document terug te vinden.
Datum Datum
van koppelen van het document.
Versie Versie
van eht document. Dit kan gewijzigd worden naar aanleiding van een mutatie in het document.
Auteur persoon Wie heeft het document gemaakt.
Koppeling met Personen.
Auteur bedrijf Wie heeft het document gemaakt. Koppeling met
Relaties.
Voordat men documenten kan koppelen
meot er eerst een Folder structuur
worden aangemaakt. Deze structuur kan naar eigen inzicht worden opgezet. Het
enige waar men rekening mee moet houden is dat het een logische en voor de
organisatie werkbare structuur is.
Folders kunnen aan worden gemaakt op
basis van?
-
Geografische spreiding,
-
Locaties, en
-
Onderwerpen.
Stap 1: Klik op de
Actiebutton Toevoegen
Stap 2: Voer de betreffende
informatievelden in.
Stap 3: Alle
benodigde velden gewijzigd? Zo ja, dan wordt de informatie alleen opgeslagen in
de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet
opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.
Voorbeeld icoon Opslaan
Voorbeeld icoon
Annuleren
Stap 1: Klik op de
Actiebutton Wijzigen
Stap 2: Wijzig de
betreffende informatievelden.
Stap 3: Alle
benodigde velden gewijzigd? Zo ja, dan wordt de informatie alleen opgeslagen in
de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet
opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.
Voorbeeld icoon Opslaan
Voorbeeld icoon
Annuleren
Stap 1: Klik op de
Actiebutton verplaatsen
Stap 2: Het volgende scherm wordt zichtbaar in het
informatiegedeelte.
In de navigatiestructuur wordt een
nieuw item aangemaakt <Root of Dossier> waar de betreffende Folder naar toe kan worden verplaatst.
Stap 3: Selecteer
de nieuwe folder door deze aan te klikken.
Stap 4: Klik vervolgens weer op de Actiebutton Verplaatsen
Stap 1: Klik op de
Actiebutton Verwijderen
Stap 2: Het volgende bericht wordt weergegeven op het
scherm.
LET OP. De folder wordt fysiek
verwijderd uit de database!
Stap 1: Klik op de
Actiebutton Archiveren
Stap 2: Met het
archiveren worden alle gegevens betreffende de folder in het archief geplaatst.
De gegevens worden dus niet verwijderd uit de database kunnen op een eenvoudige
manier weer worden gebruikt door te de-archiveren.
Stap 1: Klik op de
Actiebutton De-Archiveren
Stap 2: Met het
de-archiveren worden alle gegevens betreffende folders uit het archief gehaald.
Documenten
worden gekoppeld aan een folder. De Actiebuttons voor Documenten zijn dan ook
pas zichtbaar op het moment dat men een folder heeft geselecteerd.
Met
deze functionaliteit krijgt men het fysieke document te zien dat is
geselecteerd. Hier kan direct een nieuwe versie van het document/foto oid
worden geupload. Daarvoor moeten een aantal handelingen worden uitgevoerd. Ook
kan men hier de betreffende documenten wijzgen of verwijderen.
Stap 1: Selecteer
een folder en een specifiek document en klik vervolgens op de Actiebutton Bekijk
Stap 2: Men
kan eht betreffende document bekijken
binnen het volgende informatiescherm, maar er
kan ook een “nieuw” document worden geupload.
Stap 3: Op het
moment dat je een nieuwe versie wil uploaden klik je de betreffende button aan.
Stap 4: Op het
moment dat je een bestaand document wil wijzigen (hergebruiken) kan je dat hier
doen door de betreffende te wijzigen
versie aan te klikken.
Stap 5: Het volgende informatiescherm wordt zichtbaar
waar een actie kan worden ingezet doormiddel van de onderstaande buttons (die
onder aan de pagina zichtbaar zijn).
Stap 1: Klik op de
Actiebutton Toevoegen
Stap 2: Voer de
betreffende informatievelden in.
Stap 3: Alle
benodigde velden gewijzigd? Zo ja, dan wordt de informatie alleen opgeslagen in
de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet
opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.
Voorbeeld icoon Opslaan
Voorbeeld icoon
Annuleren
Stap 1: Klik op de Actiebutton Wijzigen
Stap 2: Wijzig de
betreffende informatievelden.
Stap 3: Alle
benodigde velden gewijzigd? Zo ja, dan wordt de informatie alleen opgeslagen in
de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet
opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.
Voorbeeld icoon Opslaan
Voorbeeld icoon Annuleren
Stap 1: Klik op de
Actiebutton verplaatsen
Stap 2: Het volgende scherm wordt zichtbaar in het
informatiegedeelte.
In de navigatiestructuur dient men een
nieuwe folder te selecteren waar het betreffende document naar toe wordt verplaatst.
Stap 3: Selecteer
de nieuwe folder door deze aan te klikken.
Stap 4: Klik vervolgens weer op de Actiebutton Verplaatsen
Stap 1: Klik op de
Actiebutton Verwijderen
Stap 2: Het volgende bericht wordt weergegeven op het
scherm.
LET OP. De document wordt fysiek
verwijderd uit de database!
Stap 1: Klik op de
Actiebutton Archiveren
Stap 2: Met het
archiveren worden alle gegevens betreffende de document in het archief
geplaatst. De gegevens worden dus niet verwijderd uit de database kunnen op een
eenvoudige manier weer worden gebruikt door te de-archiveren.
Stap 1: Klik op de
Actiebutton De-Archiveren
Stap 2: Met het
de-archiveren worden alle gegevens betreffende documenten uit het archief
gehaald.