Meer over:

RiAxion

Aangemaakt op 1/11/2012 13:13

1. Inleiding

Het HSE Dossier is standaard internet software die Acquatrust speciaal heeft ontwikkeld voor de automatisering van de verschillende onderdelen van het Health, Safety and Environment dossier. Dit heeft voor u als groot voordeel, dat onze software naadloos aansluit op uw werkprocessen en informatiebehoefte. Dankzij de applicatie kunnen de juiste maatregelen op het juiste moment worden genomen, waarmee de kans op problemen aanzienlijk kleiner wordt.

Een succesvolle implementatie van het HSE Dossier binnen een organisatie vereist dat alle benodigde gegevens correct worden ingevoerd. Deze werkplekinstructie heeft als doel om de eindgebruiker vertrouwd te maken met de verschillende functionele mogelijkheden van de applicatie.

Het HSE Dossier omvat de volgende hoofdonderdelen;

- Basisdossier

- Arbodossier (RiAxion)

- Legionelladossier

- Middelendossier

- Milieudossier

- Incidentenregistratie

Daarnaast zijn er een aantal ondersteunende onderdelen die noodzakelijk zijn voor het correct werken van de applicatie. Dit zijn;

- Administratie

- Rapportages & Dashboard

- Dossier

- Planbord

2. Arbodossier - RiAxion

Het Arbodossier (verder te noemen RiAxion) van HSE Dossier is ontwikkeld om op een eenvoudige manier te voldoen aan actuele wet en regelgeving omtrent arbo gerelateerde werkzaamheden. Het dossier is een webbased applicatie die u in staat stelt om het arbo beleid te vertalen naar activiteiten, waarvan u zelf de uitvoering bewaakt. Met de software bent u in staat om snel knelpunten te signaleren en adequate maatregelen te treffen om aan uw verantwoordelijkheden te voldoen.

RiAxion omvat de volgende vaste onderdelen die moeten worden ingevoerd om gebruik te kunnen maken van de applicatie. Deze informatie wordt alleen binnen RiAxion gebruikt. RiAxion is opgebouwd uit de onderdelen;

- Bibliotheek (alleen van toepassing voor de betrokken kennispartner)

- Kopiëren

- Klant

- Logboek

- Planbord

- Rapportage

Per onderdeel wordt er een korte beschrijving gegeven van de werking en de benodigde configuratie van de schermen.

Voorbeeld weergave tabbladen RiAxion

3. Bilbiotheek

Het tabblad Bibliotheek is opgebouwd uit een aantal losse subtabbladen die worden ingevoerd en beheerd door de betrokken kennispartner. Het idee achter de bibliotheek is dat er eenmaal een complete vragenlijst wordt ingevoerd en dat deze meerdere malen gebruikt kan worden. Uiteraard kunnen er aan de standaard vragenlijsten uit de bibliotheek specifieke vragen worden toegevoegd (zie uitleg toevoegen vraag in Klant tabblad).

De bibliotheek wordt gevoed met informatie en standaarden die door de kennispartner zijn gedefinieerd. Zijn zorgen er ook voor dat bij het veranderen van wet en regelgeving de standaarden worden aangepast. Daarmee bent u altijd verzekerd van een actuele status van uw bibliotheek.

De bibliotheek bestaat uit een aantal subtabbladen die worden ingevoerd en die er gezamenlijk voor zorgen dat er een complete vragenlijst aanwezig is.

Afbeelding Arbo Bibliotheek

3.1 Branches

Binnen RiAxion worden branches gedefinieerd om vragenlijsten uiteindelijk aan te koppelen. Op deze manier kunnen er meerdere branches en vragenlijsten in de applicatie worden opgenomen. Ook kan er eenvoudig gewisseld worden tussen de branches en kan er aanvullende informatie betreffende een branche worden toegevoegd.

Voorbeeld weergave Branche

3.2 Informatievelden

Van een branche kunnen een aantal gegevens worden vastgelegd in informatievelden en verdeeld over verschillende subtabbladen. De velden die zijn benoemd zijn standaardvelden die worden ingevoerd bij Details. De velden met een * moeten verplicht worden ingevoerd en zijn niet te configureren.

Voorbeeld weergave tabblad Bibliotheek – Details

3.3 Acties

Om branches toe te voegen, te wijzigen, te verwijderen en te archiveren of de-archiveren zijn er actiebuttons opgenomen. Deze buttons zijn afhankelijk van het autorisatieprofiel (wordt beschreven in het subonderdeel Administratie) te gebruiken.

Voorbeeld weergave Actiebuttons

3.4 Details

Om direct naar de vragen van een branche te gaan kan er gebruik worden gemaakt van de details. Met Details navigeert men rechtstreeks naar de informatie dat behoort bij het onderdeel dat men heeft geselecteerd. Met andere woorden alleen die vragen die behoren bij de geselecteerde branche.

Voorbeeld weergave Details

3.5 Overige items

De overige acties die uitgevoerd kunnen worden op het basis scherm zijn als volgt. Deze acties zijn voor iedereen toegankelijk.

Binnen de applicatie is een digitale help functie beschikbaar. Hierin staat de functionele werking van het systeem beschreven. De digitale help is een aanvulling op de Werkplekinstructie.

Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.

Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.

3.6 Branche gegevens

3.6.1 Branche toevoegen

Stap 1: Klik op de button Toevoegen

Stap 2: Bij het toevoegen van een Branche wordt het volgende scherm wordt zichtbaar. De velden met een * moeten verplicht worden ingevuld! Dit zijn de velden;

Code Voor een unieke identificatie van de locatie
Omschrijving Weergave van de naam in de structuur

Stap 3: Wanneer de gegevens correct zijn ingevoerd hebben de buttons onder aan de pagina hebben de volgende belangrijke werking;

Annuleren De bewerking wordt afgesloten en u gaat terug naar het hoofdscherm.
Opslaan De gegevens worden opgeslagen en de Branche wordt weergegeven in de structuur.
Opslaan + Volgende De gegevens worden opgeslagen en de Branche wordt weergegeven in de structuur. Men blijft in dit scherm om meer Branches aan te maken. Dit werkt sneller.

3.6.2 Branche wijzigen

Stap 1: Klik op de button Wijzigen

Stap 2: De velden worden overgenomen met de informatie die op dat bekend is. De informatie kan eenvoudig worden gewijzigd. De velden met een * moeten verplicht worden ingevuld.

Stap 3: Wanneer de gegevens correct zijn ingevoerd hebben de buttons onder aan de pagina hebben de volgende belangrijke werking;

Annuleren De bewerking wordt afgesloten en u gaat terug naar het hoofdscherm.
Opslaan De gegevens worden opgeslagen en de Branche wordt weergegeven in de structuur.
Opslaan + Volgende De gegevens worden opgeslagen en de Branche wordt weergegeven in de structuur. Men blijft in dit scherm om meer Branches aan te maken. Dit werkt sneller.

3.6.3 Branche verwijderen

Stap 1: Klik op de button Verwijderen

Stap 2: Het volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.

LET OP. De locatie wordt fysiek verwijderd uit de database!

3.6.4 Branche archiveren of de-archiveren

Archiveren

Stap 1: Klik op de button Archiveren

Stap 2: Met het archiveren worden alle gegevens betreffende de Branche in het archief geplaatst. De gegevens worden dus niet verwijderd uit de database kunnen op een eenvoudige manier weer worden gebruikt door te de-archiveren. Het volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.

De-Archiveren

Stap 1: Klik op de button archief

Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.

Stap 2: Klik op de button De-Archiveren

Stap 3: Met het de-archiveren worden alle gegevens betreffende de locatie uit het archief gehaald.

Stap 3: Klik op de button actief

Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.

3.7 Aandachtspunten

Het subtabblad Aandachtspunten heeft als doel om een eenduidige structuur op te stellen om vragen te categoriseren. De Aandachtspunten kunnen per Branche worden samengesteld. De structuur kan naar eigen inzicht worden opgesteld en kent een hiërarchische structuur. Er kan gewerkt worden met 4 niveaus.

Voorbeeld weergave Aandachtspunten

3.7.1 Informatievelden

Van een aandachtspunt kunnen een aantal gegevens worden vastgelegd in informatievelden. Om met verschillende niveaus te werken dient het veld onderdeel van gebruikt te worden. Dit is een verwijzing naar het bovenliggend niveau.

Het is van belang om codering te hanteren die eenvoudig is uit te breiden of te muteren. Voorbeeld coderingen zijn;

- Op basis van cijfers (bijvoorbeeld 01.01.01)

- Op basis van letters (bijvoorbeeld aa.bb.cc)

- Een combinatie van cijfers en letters (bijvoorbeeld 1a.1b.1c)

- Vrije invoer (max. 10 karakters)

Voorbeeld weergave Aandachtspunt

3.7.2 Acties

Om aandachtspunten toe te voegen, te wijzigen, te verwijderen en te archiveren of de-archiveren zijn er actiebuttons opgenomen. Deze buttons zijn afhankelijk van het autorisatieprofiel (wordt beschreven in het subonderdeel Administratie) te gebruiken.

Voorbeeld weergave Actiebuttons

3.7.3 Overige items

De overige acties die uitgevoerd kunnen worden binnen het aandachtspunten scherm zijn als volgt. Deze acties zijn voor iedereen toegankelijk.

Voorbeeld weergave zoekscherm(uniform binnen alle dossiers)

Zoeken van aandachtspunten per branche op een scherm.

Annuleren van zoeken.

Binnen de applicatie is een digitale help functie beschikbaar. Hierin staat de functionele werking van het systeem beschreven. De digitale help is een aanvulling op de Werkplekinstructie.

Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.

Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.

3.7.4 Toevoegen aandachtspunt

Stap 1: Stap 1: Klik op de button Toevoegen

Stap 2: Bij het toevoegen van een aandachtspunt is het volgende scherm zichtbaar. De velden die ingevuld moeten worden zijn weergeven. De codering kan zelf bepaald worden.

Stap 3: Alle benodigde velden toegevoegd? Zo ja, dan wordt de informatie opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.

3.7.5 Wijzigen aandachtspunt

Stap 1: Klik op de button Wijzigen

Stap 2: Bij het wijzigen van een aandachtspunt is het volgende scherm zichtbaar. De velden die ingevuld moeten worden zijn weergeven. Alle velden kunnen handmatig worden aangepast.

Stap 3: Alle benodigde velden gewijzigd? Zo ja, dan wordt de informatie opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.

3.7.6 Verwijderen aandachtspunt

Stap 1: Klik op de button Verwijderen

Stap 2: her volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.

LET OP. Het aandachtspunt wordt fysiek verwijderd uit de database!

3.7.7 Aandachtspunt archiveren

Stap 1: Klik op de button Archiveren

Stap 2: Met het archiveren worden alle gegevens betreffende het aandachtspunt in het archief geplaatst. De gegevens worden dus niet verwijderd uit de database kunnen op een eenvoudige manier weer worden gebruikt door te de-archiveren. Het volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.

3.7.8 Aandachtspunt de-archiveren

Stap 1: Klik op de button archief

Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.

Stap 2: Klik op de button De-Archiveren

Stap 3: Met het de-archiveren worden alle gegevens betreffende aandachtspunten uit het archief gehaald.

Stap 4: Klik op de button actief

Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.

3.8 Vragen

Binnen het subtabblad Vragen wordt er gewerkt vanuit de aandachtspuntenlijst waarbij per aandachtspunt vragen en standaard activiteiten kunnen worden aangemaakt. De vragen worden door de betreffende kennispartner ingevoerd en kunnen binnen verschillende RI&E’s worden gebruikt.

Iedere vraag kan worden uitgerust met 1 of meerdere activiteiten die moeten worden uitgevoerd wanneer er een bepaald antwoord wordt gegeven.

Voorbeeld weergave Vragenlijst (inclusief activiteiten)

3.8.1 Informatievelden

Van Vragen kunnen verschillende gegevens worden vastgelegd in de database. De velden die zijn benoemd zijn standaard velden en kunnen niet worden geconfigureerd. De velden die ingevoerd kunnen worden zijn;

- Aandachtspunt Pop-up lijst waar men een keuze maakt uit vooraf gedefinieerde aandachtspunten. De keuze die men kan maken heeft betrekking op het niveau waarop men een vraag wil koppelen. De bovenliggende niveaus zijn ook altijd zichtbaar, maar niet de gehele structuur!

- Code Toevoegen logische code voor de vraag.

- Vraag Omschrijving van de vraag die wordt gesteld.

- Gewenst antwoord Keuzelijst ja/nee. Is er een gewenst antwoord op de vraag?

- Toelichting Vrije tekst

- Wegingsfactor Binnen een aandachtspunt kan er een factor mee worden gegeven aan een vraag.

- Minimum % Minimum aantal personen die de vraag moet hebben beantwoordt.

- Activiteit verplicht Keuzelijst ja/nee. Moet er een verplichte activiteit worden aangemaakt?

Voorbeeld weergave Vragenstructuur

3.8.2 Acties

Om Vragen toe te voegen, te wijzigen, te verwijderen en te archiveren of de-archiveren zijn er actiebuttons opgenomen. Deze buttons zijn afhankelijk van het autorisatieprofiel (wordt beschreven in het subonderdeel Administratie) te gebruiken. Daarnaast kan men activiteiten toevoegen aan een vraag. Daarvoor gebruikt men ook actiebuttons.

LET OP: Eerst dient er een vraag te worden toegevoegd en pas daarna kan er een activiteit worden gekoppeld aan en vraag.

Voorbeeld weergave buttons – Vraag toevoegen

Voorbeeld weergave buttons – Activiteit toevoegen

3.8.3 Overige items

De overige acties die uitgevoerd kunnen worden voor een vraag zijn als volgt. Deze acties zijn voor iedereen toegankelijk.

Voorbeeld weergave zoekscherm(uniform binnen alle dossiers)

Zoeken van vragen per onderdeel op een scherm.

Annuleren van zoeken.

Binnen de applicatie is een digitale help functie beschikbaar. Hierin staat de functionele werking van het systeem beschreven. De digitale help is een aanvulling op de Werkplekinstructie.

Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.

Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.

3.8.4 Vraag en activiteit toevoegen

Vraag toevoegen

Stap 1: Klik op de Actiebutton Vraag toevoegen

Stap 2: Het scherm met algemene informatie velden (zoals beschreven in 2.3.1) wordt zichtbaar. Voer de velden in die voor de betreffende vraag van toepassing zijn.

Stap 3: Alle benodigde velden ingevoerd? Zo ja, dan wordt de informatie opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.

Activiteit toevoegen

Stap 1: Klik op de button Standaard Activiteiten

Een overzicht van reeds gekoppelde standaard activiteiten bij deze vraag worden getoond.

Stap 2: Klik op de button Activiteit toevoegen

Stap 3: Het onderstaande scherm wordt zichtbaar waarin de verschillende gegevens moeten worden ingevoerd.

Antwoord Is het standaard antwoordt op de vraag Ja of Nee. Keuzelijst die niet aangepast kan worden.
Type Valt de vraag onder de categorie Algemeen, Overige of Werkplek
Omschrijving Vrije omschrijving van de vraag
Vervolg activiteit Aanvinken of de activiteit vaker per jaar uitgevoerd moet worden.
Frequentie Aangeven hoe vaak een vervolg activiteit moet worden uitgevoerd. De startdatum van de activiteit wordt handmatig eenmalig aangegeven.
Toelichting Aanvullende vrije omschrijving.

Stap 4: Aangeven of er standaard kosten met de activiteit zijn gemoeid. Deze kosten kunnen als in een rapport of het planbord als totaaltelling worden weergegeven. Op deze wijze krijgt men inzichtelijk wat op hoofdlijn de kosten van de uit te voeren activiteiten zullen zijn.

Stap 5: Alle benodigde velden ingevoerd? Zo ja, dan wordt de informatie opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.

3.8.5 Vraag en Activiteit wijzigen

Vraag wijzigen

Stap 1: Klik op de button Vraag wijzigen

Stap 2: De velden worden overgenomen met de informatie die op dat bekend is. De informatie van een vraag kan eenvoudig worden gewijzigd.

Voorbeeld weergave Wijzigen Vraag

Overige informatievelden van een vraag die kunnen worden gewijzigd zijn.

Voorbeeld weergave overige te wijzigen velden van een vraag

Activiteit wijzigen

Stap 1: Klik op de button Activiteit wijzigen

Stap 2: De velden worden overgenomen met de informatie die op dat bekend is. De informatie van een activiteit kan eenvoudig worden gewijzigd.

Voorbeeld weergave wijzigen activiteit Vraag

3.8.6 Vraag en Activiteit verwijderen

Vraag verwijderen

Stap 1: Klik op de button Vraag verwijderen

Stap 2: Het volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.

LET OP. De vraag wordt fysiek verwijderd uit de database!

Activiteiten verwijderen

Stap 1: Klik op de button Activiteit verwijderen

Stap 2: Het volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.

LET OP. De activiteit wordt fysiek verwijderd uit de database!

3.8.7 Vraag archiveren

Stap 1: Klik op de button Vraag archiveren

Stap 2: Met het archiveren worden alle gegevens betreffende de vraag in het archief geplaatst. De gegevens worden dus niet verwijderd uit de database kunnen op een eenvoudige manier weer worden gebruikt door te de-archiveren.

3.8.8 Vraag de-archiveren

Stap 1: Klik op de button archief

Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.

Stap 2: Klik op de button De-Archiveren

Stap 3: Met het de-archiveren worden alle gegevens betreffende de persoon uit het archief gehaald.

Stap 4: Klik op de button actief

Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.

4. Kopiëren

Het tabblad Kopiëren is opgebouwd uit een aantal losse subtabbladen die worden ingevoerd en beheerd door de betrokken kennispartner. Het idee achter dit tabblad is dat er een specifieke klantomgeving wordt gecreëerd waarbij er gebruik wordt gemaakt van de gegevens uit de Bibliotheek.

Er kan een complete kopie (of een deel) worden gemaakt van de lijst. Doormiddel van het aanvinken van de benodigde aandachtspunten en vragen wordt er automatisch een omgeving aangemaakt. Het tabblad valt uiteen in twee subtabbladen. Aandachtspunten en Vragen.

Voorbeeld weergave lijst te kopiëren Aandachtspunten

4.1 Aandachtspunten

Binnen het tabblad Kopiëren – Aandachtspunten kunnen aandachtspunten worden gekopieerd die de basis vormen voor de uiteindelijke vragenlijst van een klant. De betreffende te kopiëren aandachtspunten kunnen eenvoudig worden geselecteerd door middel van het aanvinken van het betreffende aandachtspunt.

Om de Aandachtspunten fysiek te kopiëren naar de klant omgeving dient men de knop lokaal kopiëren te gebruikten.

Voorbeeld weergave button Lokaal kopiëren

4.1.1 Aandachtspunten kopiëren

Stap 1: Selecteren van de te kopiëren Aandachtspunten door middel van het aanvinken in de lijst.

Stap 2: Klik op de Actiebutton Lokaal Kopiëren

Stap 3: Onderstaand bericht wordt weergegeven in het scherm. Bij een OK worden de geselecteerde Aandachtspunten daadwerkelijk naar de lokale omgeving gekopieerd.

4.2 Vragen

Binnen het subtabblad Vragen kunnen de betreffende vragen worden geselecteerd die in de Bibliotheek zijn gedefinieerd. Deze vragen worden in een lijst vorm weergegeven. Op basis van het aandachtspunt dat men selecteert, ziet men de bijbehorende vragen.

Voorbeeld weergave Vragenlijst

Voorbeeld vragen behorend bij het geselecteerde aandachtspunt

Om de Vragen fysiek te kopiëren naar de klant omgeving dient men de knop lokaal kopiëren te gebruikten.

Voorbeeld weergave button Lokaal kopiëren

4.2.1 Vragen kopiëren

Stap 1: Selecteren Aandachtspunten waaruit de betreffende vragen gekozen worden.

Stap 2: Selecteren van de benodigde vragen die naar de lokale omgeving gekopieerd worden.

Stap 3: Klik op de button Lokaal Kopiëren

Stap 4: Onderstaand bericht wordt weergegeven in het scherm. Bij een OK worden de geselecteerde Vragen daadwerkelijk naar de lokale omgeving gekopieerd.

5. Klant

De Klantomgeving is de omgeving die daadwerkelijk zichtbaar is voor de klant en is de omgeving van waaruit de vragenlijsten worden verstuurd en de daadwerkelijke RI&E wordt uitgevoerd. De analyse van de vragen en de uit te voeren acties worden door de betreffende kennispartner of de eigen preventiemedewerkers ingevoerd in het systeem.

Het beheren en coördineren van de uit te voeren eenmalige en periodieke maatregelen vinden plaats in het Logboek.

Het tabblad Klant is opgebouwd uit verschillende subtabbladen. De werking van deze subtabbladen worden afzonderlijk van elkaar beschreven.

Voorbeeld weergave tabblad Klant

De acties die men uit kan voeren binnen het tabblad hebben betrekking op het wijzigen en/of het printen van de kengetallen.

Voorbeeld weergave Actiebuttons

5.1 Locaties

Het subtabblad Locaties is een verzamelpagina waar kengetallen aan een locatie kunnen worden gekoppeld. Daarmee kan er een specifieke pagina worden gemaakt met Arbo gerelateerde zaken die voor een RI&E van toepassing zijn.

De individuele gegevens kunnen worden gewijzigd. Er kunnen kengetallen over meerdere jaren worden bijgehouden door nieuwe kengetallen aan die locatie toe te voegen via de “Toevoegen” button.

De pagina met Kengetallen kan worden geprint.

Voorbeeld weergave Kengetallen Locatie

5.1.1 Wijzigen van Locatie Gegevens

De locatie gegevens kunnen op een eenvoudige manier worden gewijzigd.

Stap 1: Klik op de button Wijzigen

Stap 2: De velden met gegevens kunnen worden gewijzigd.

Stap 3: Indien de gegevens zijn gewijzigd dan kunnen deze worden opgeslagen in de database. Hiervoor dient men op 1 van de onderstaande buttons te klikken.

LET OP. De gegevens in de database worden fysiek overschreven.

5.1.2 Printen van Kengetallen

De kengetallen kunnen worden geprint middels de PDF button ().

Op het moment dat men deze button heeft aangeklikt wordt er een automatische link gemaakt met de Rapportgenerator. Vanuit hier wordt het specifieke document geopend en kan het worden geprint.

Stap 1: Klik op de button PDF

Stap 2: Het scherm binnen de Rapportgenerator wordt geopend. Men komt direct op de correcte plek terecht en kan rechtstreeks het benodigde document printen. Wel is de complete structuur in eerste instantie zichtbaar.

Voorbeeld weergave structuur Rapportgenerator

Stap 3: Selecteer de locatie voor het maken van het rapport. Dit is een keuzelijst waarbij alle locaties worden getoond. Standaard wordt de locatie getoond vanwaar men in RiAxion een kengetallenoverzicht wil printen.

Voorbeeld weergave Filter scherm

Stap 4: Klik op de PDF button

Stap 5: Het bestand wordt geopend in de PDF Generator. Klik op Openen om het rapport direct in het scherm te openen. Klik op Opslaan om het betreffende rapport op te slaan op de computer. Klik op Annuleren en men komt weer terug in het hoofdscherm.

Stap 6: Het geopende rapport kan men dan printen of opslaan.

5.2 Aandachtspunten

Het toevoegen, wijzigen, verwijderen en (de)archiveren van aandachtspunten in het subtabblad Aandachtspunten in het tabblad Klanten is exact hetzelfde als in het tabblad Bibliotheek en Kopiëren.

Het grote verschil is echter dat je naast de voorgedefinieerde aandachtspunten ook klant specifieke aandachtspunten toe kan voegen die in de vragenlijst terug komen.

De structuur van de aandachtspunten wordt op een identieke wijze opgebouwd, maar middels een kleurcodering kan men zien of dit een aandachtspunt uit de bibliotheek is of een klantspecifiek aandachtspunt.

Voorbeeld weergave structuur aandachtspunten Klant

Wanneer men met de cursor over het icoon (in de aandachtspuntenlijst op het midden van de pagina) gaat dan krijgt men de volgende tekstuele aanvullingen.

Voor het toevoegen, wijzigen, verwijderen, archiveren en/of de-archiveren van aandachtspunten verwijzen wij u naar Hoofdstuk 3 paragraaf 3.8.6.

5.2.1 Overige items Aandachtspunten

De overige acties die uitgevoerd kunnen worden op het Aandachtspuntenscherm zijn als volgt. Deze acties zijn voor iedereen toegankelijk.

Voorbeeld weergave zoekscherm(uniform binnen alle dossiers)

Zoeken van aandachtspunten per onderdeel op een scherm.

Annuleren van zoeken.

Binnen de applicatie is een digitale help functie beschikbaar. Hierin staat de functionele werking van het systeem beschreven. De digitale help is een aanvulling op de Werkplekinstructie.

Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.

Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.

5.3 Vragen

Het toevoegen, wijzigen, verwijderen en (de)archiveren van vragen in het subtabblad Vragen in het tabblad Klanten is exact hetzelfde als in het tabblad Bibliotheek en Kopiëren. Het grote verschil is echter dat je naast de voorgedefinieerde aandachtspunten ook klant specifieke vragen toe kan voegen die in de vragenlijst terug komen.

De structuur van de vragen wordt op een identieke wijze opgebouwd, maar middels een kleurcodering en icoon kan men zien of dit een vraag uit de bibliotheek is of een klantspecifieke vraag .

Wanneer men met de cursor over het icoon (in de aandachtspuntenlijst op het midden van de pagina) gaat dan krijgt men de volgende tekstuele aanvullingen.

Rood icoon

Groen icoon

Aanvragen kunnen standaard of specifieke vragen worden gekoppeld. Op onderstaande wijze worden de activiteiten weergegeven.

Wanneer men met de cursor over het icoon (in de aandachtspuntenlijst op het midden van de pagina) gaat dan krijgt men de volgende tekstuele aanvullingen.

Voor het toevoegen, wijzigen, verwijderen, archiveren en/of de-archiveren van vragen verwijzen wij u naar Hoofdstuk 3 paragraaf 3.8.6.

5.3.1 Overige items Aandachtspunten

De overige acties die uitgevoerd kunnen worden op het vragenscherm zijn als volgt. Deze acties zijn voor iedereen toegankelijk.

Voorbeeld weergave zoekscherm

Zoeken van vragen per onderdeel op een scherm.

Annuleren van zoeken.

Binnen de applicatie is een digitale help functie beschikbaar. Hierin staat de functionele werking van het systeem beschreven. De digitale help is een aanvulling op de Werkplekinstructie.

Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.

Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.

5.4 Vragenlijsten

Op het moment dat alle vragen zijn gedefinieerd in de klantomgeving wordt er een Vragenlijst samengesteld. Deze Vragenlijst kan meerdere malen gebruikt worden. Om een Vragenlijst te definiëren en vervolgens te verspreiden onder de belanghebbenden moeten een aantal activiteiten worden uitgevoerd. Deze activiteiten moeten in een vaste volgorde worden uitgevoerd.

Een vragenlijst wordt altijd door 1 persoon ingevoerd! Een enquête kan door meerdere personen worden uitgevoerd. Aan een enquête zitten echter wel restricties qua analyse mogelijkheden. Dit instrument kan gebruikt worden als peilstok, om te achterhalen wat de situatie is over meerdere locaties.

Om een vragenlijst samen te stellen heeft men de beschikking over de volgende buttons. De werking van de buttons wordt in dit hoofdstuk per item behandeld.

Voorbeeld weergave buttons – samenstellen Vragenlijst

5.4.1 Overige items Vragenlijsten

De overige acties die uitgevoerd kunnen worden op het scherm voor het samenstellen van een Vragenlijst zijn als volgt. Deze acties zijn voor iedereen toegankelijk.

Voorbeeld weergave zoekscherm(uniform binnen alle dossiers)

Zoeken van vragenlijst of enquête per onderdeel op een scherm.

Annuleren van zoeken.

Binnen de applicatie is een digitale help functie beschikbaar. Hierin staat de functionele werking van het systeem beschreven. De digitale help is een aanvulling op de Werkplekinstructie.

Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.

Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.

5.4.2 Vragenlijst toevoegen

Om een Vragenlijst toe te voegen moeten de onderstaande stappen worden doorlopen. Op het moment dat men start met de applicatie zal het scherm volledig leeg zijn. Men krijgt de onderstaande melding in het scherm te zien.

Op het moment dat meerdere vragenlijsten zijn aangemaakt zijn deze op de volgende wijze zichtbaar op het scherm. Enquêtes zijn ondergebracht in de Enquêtes tab. Men kan de sortering van de lijst veranderen door op de titel van de kolom te klikken.

Voorbeeld weergave lijst Vragenlijsten

Stap 1: Klik op button Vragenlijst toevoegen

Stap 2: De onderstaande velden moeten worden ingevuld om een Vragenlijst aan te maken.

Omschrijving Feitelijke omschrijving (naam) van de Vragenlijst.
Einddatum Datum waarop de Vragenlijst ingevuld retour moet zijn.
Persoon De persoon waar de vragenlijst naar toe wordt gestuurd. Deze persoon moet in de basisinterface zijn ingevoerd om zichtbaar te krijgen en om een mail te versturen met daarin opgenomen de uiteindelijke Vragenlijst.

Voorbeeld weergave informatievelden Vragenlijst

5.4.3 Enquête toevoegen

Binnen het tabblad Vragenlijsten bestaat er ook een mogelijkheid om te werken met een enquête. Met deze mogelijkheid kan je grote groepen personen bereiken met een beperkte set aan vragen om een situatie in kaart te brengen. Bij een enquête stel je 1 vragenlijst samen die je naar verschillende locaties en verschillende functies (aan de functie is een persoon gekoppeld) kan sturen.

Het is een instrument wat inzicht geeft in de actuele stand van zaken met betrekking tot de RI&E. De functionaliteiten komen overeen met een normale vragenlijst, maar er moeten meerdere gegevens worden ingevoerd.

Voorbeeld weergave lijst Enquête

Stap 1: Klik op de button Enquête toevoegen

Stap 2: Het volgende scherm wordt zichtbaar waar de aanvullende informatie op moet worden ingevuld. Het is verplicht om minimaal 1 locatie en 1 functie aan te vinken.

De locaties die zichtbaar zijn komen overeen met de locaties zoals die in de Basisinterface zijn ingevoerd in het systeem.

De functies die zichtbaar zijn komen overeen met de functies die in de Basisinterface zijn gedefinieerd.

Aan een functie zijn personen gekoppeld. Op basis van de communicatiegegevens van een persoon wordt er een enquête naar een bepaald mail adres verstuurd. Daarom wordt er op het eerste tabblad Algemeen geen persoon gekoppeld aan een enquête.

LET OP: Zijn de communicatiegegevens niet correct of volledig ingevoerd dan ontvangt de betreffende persoon geen Enquête!

5.4.4 Vragenlijst of Enquête wijzigen

Het wijzigen van een vragenlijst of een enquête is identiek. Er kunnen een aantal basisgegevens worden gewijzigd. Op het moment dat een vragenlijst of enquête al is verstuurd dan kunnen alleen de niet vergrijsde velden worden gewijzigd.

Stap 1: Klik op de button Wijzigen

Stap 2: Wanneer een vragenlijst of een enquête is verstuurd dan kunnen slechts de basis gegevens worden gewijzigd. Op het volgende scherm is het zichtbaar is dat slechts twee velden gewijzigd kunnen worden bij een vragenlijst.

Op het moment dat de vragenlijst of de enquête is aangemaakt maar er zijn nog geen vragen aan gekoppeld of de lijsten zijn nog niet verstuurd (maar wel opgeslagen in de database). Dan kunnen alle gegevens nog worden gewijzigd.

5.4.5 Vragenlijst of Enquête verwijderen

Een vragenlijst of enquête kan alleen worden verwijderd indien deze nog niet is verstuurd. Alleen op dat moment is het icoon zichtbaar.

Op het moment dat een vragenlijst of enquête verwijderd moet worden, maar hij is al een keer verstuurd, dan moet de actiebutton Archiveren worden gebruikt. De betreffende lijst wordt dan hard verwijderd uit de database maar wordt opgeslagen en is niet meer zichtbaar.

Stap 1: Klik op de button Verwijderen

Stap 2: Het volgende bericht wordt weergegeven op het scherm.

LET OP. De vragenlijst of enquête wordt fysiek verwijderd uit de database!

5.4.6 Vragenlijst of Enquête archiveren en/of de-archiveren

Een vragenlijst die verstuurd is of nog niet is verstuurd kan gearchiveerd worden. De lijst wordt dan niet fysiek verwijderd uit de database, maar wordt in een aparte tabel opgeslagen. Op deze manier kunnen “oude” lijsten weer naar voren worden gehaald en eventueel worden gebruikt.

Archiveren

Stap 1: Klik op de button Vraag archiveren

Stap 2: Met het archiveren worden alle gegevens betreffende de vragenlijst en de enquete in het archief geplaatst. De gegevens worden dus niet verwijderd uit de database kunnen op een eenvoudige manier weer worden gebruikt door te de-archiveren.

LET OP: Er wordt geen melding gemaakt van het archiveren. De lijst is direct niet meer zichtbaar.

De-Archiveren

Stap 1: Klik op de button archief

Alle gearchiveerde elementen zijn zichtbaar op het scherm.

Stap 2: Klik op de button De-Archiveren

Met het de-archiveren worden alle gegevens betreffende de vragenlijsten en de enquêtes weer uit het archief gehaald en zijn ze zichtbaar in het scherm.

LET OP: Er wordt geen melding gemaakt van het de-archiveren. De lijst is direct niet meer zichtbaar.

Stap 3: Klik op de button actief

Actieve elementen zijn zichtbaar in het scherm.

5.4.7 Vragenlijst of Enquête kopiëren

Een specifieke functionaliteit binnen de applicatie is het kopiëren van een bestaande vragenlijst of enquête. Met deze functie wordt alles overgenomen en opnieuw aangemaakt inclusief alle onderliggende aandachtspunten en vragen.

De mogelijkheid bestaat om deze lijsten vervolgens aan te passen aan de specifieke eisen.

Stap 1: Klik op de button Kopiëren

Stap 2: Het volgende scherm is zichtbaar. Bij ok wordt er een nieuwe lijst aangemaakt die men volgens de procedure Wijzigen aan kan passen aan de specifieke eisen.

5.4.8 Vragenlijst of Enquête verzenden

Op het moment dat de vragen aan de vragenlijsten zijn gekoppeld (zie paragraaf 5.4.9 Vragen koppelen) dan kan de betreffende lijst worden verstuurd. Alle geselecteerde functies (en bijbehorende personen) krijgen dan een mail waarin met een link wordt verwezen naar de betreffende vragenlijst of enquête.

De vragenlijst kan via internet worden ingevuld en terug worden gestuurd naar de opdrachtgever. Op het moment dat de vragenlijst of de enquête eenmaal is verstuurd dan wordt de actiebutton vergrijsd weergegeven en kan er alleen nog maar een reminder worden verstuurd.

Bij enquête is het daarnaast een vereiste dat er één of meerdere personen gekoppeld moeten zijn aan de enquête alvorens de verstuur button zichtbaar is. Dus als een enquête een functie en locatie heeft gedefinieerd waar een persoon bij hoort die aan beide criteria voldoet, dan wordt de verstuur button ge-enabled.

Stap 1: Zijn de vragen gekoppeld aan de vragenlijst? Zo ja, dan is de verzend button zichtbaar.

Stap 2: De volgende melding is zichtbaar op het scherm.

Stap 3: Bij akkoord wordt er via het algemene mailprogramma een link gestuurd naar de gekoppelde persoon.

5.4.9 Reminder versturen

Op het moment dat een persoon de vragenlijst niet of niet op tijd heeft ingevuld en terug heeft gestuurd dan kan de betreffende coördinator een reminder versturen. Bij een vragenlijst is het duidelijk naar wie de reminder wordt verstuurd. Bij een enquête is niet bekend wie de lijst al heeft ingevuld en wie niet. Er wordt dan ook naar iedereen een reminder verstuurd. Degene die de lijst al wel hebben ingevuld en teruggestuurd moeten dit bericht negeren.

Met de opmaak van de mail (HTML) kan er rekening worden gehouden met de tekst die men te zien krijgt als reminder.

Stap 1: Klik op de button Reminder

Stap 2: de volgende melding is zichtbaar op het scherm.

5.5 Vragen / Analyse / Logboek

Het tabblad Vragenlijsten heeft drie afwijkende en belangrijke buttons. Deze buttons worden gebruikt voor diverse doeleinden en zijn feitelijk het instrument om de activiteiten die voortkomen uit de vragenlijsten en enquêtes te coördineren, te bewaken en te beheren.

Het betreft in deze de acties:

- Vragen Koppelen van vragen aan een vragenlijst

- Analyse Analyseren van de antwoorden van de vragenlijsten en uitzetten en opnemen van acties. Deze werkzaamheden worden door een preventiemedewerker, coördinator of externe kennispartner uitgevoerd.

- Logboek Beheerpagina waar alle periodieke en eenmalige maatregelen worden gedefinieerd en de voortgang en uitvoering wordt bewaakt.

5.5.1 Vragen

Op het moment dat er een vragenlijst of enquête is gedefinieerd moeten er vervolgens vragen aan worden gekoppeld. Dit is misschien een vreemde weg, maar wel logische weg. Eerst definiëren we namelijk alle vragen en die koppelen we vervolgens aan 1 of meerdere vragenlijsten en/of enquêtes. Op deze wijze is het mogelijk om gebruik te maken van standaarden die van te voren worden gedefinieerd. Daarnaast is het met deze werkwijze ook eenvoudig om op een later tijdstip nogmaals gebruik te maken van dezelfde vragen.

Stap 1: Klik op de button Vragen

Stap 2: Het tabblad vragen wordt vervolgens geopend, waar men een selectie kan maken uit de vragen die aan de vragenlijst of de enquête moet worden toegevoegd. Op het moment dat er nog niet eerder een lijst is aangemaakt dan is onderstaand scherm zichtbaar, anders staan er al vragen in vermeld.

Vragenlijst zonder eerder gedefinieerde vragen.

Vragenlijst met eerder gedefinieerde vragen die men kan gebruiken.

Naast deze twee schermen is ook de hoofdstructuur met alle aandachtspunten zichtbaar.

Als laatste zijn er op het scherm een drietal Actiebuttons zichtbaar die nodig zijn om vragen ook daadwerkelijk te koppelen of terug te gaan naar het scherm met de vragenlijsten.

Stap 3: Selecteer het subtabblad Vragen uit totale vragenlijst

Stap 4: Selecteer in de aandachtspunten het gewenste aandachtspunt waarvan de vragen zichtbaar worden. Op het moment dat een aandachtspunt wordt aangevinkt wordt de lijst in het subtabblad Vragen uit totale vragenlijst zichtbaar.

Voorbeeld weergave aandachtspuntenlijst

De volgende vragen die behoren bij het aandachtspunt Beleid zijn zichtbaar in het scherm.

Voorbeeld weergave vragen

Stap 5: Selecteer de vragen die in de vragenlijst terecht moeten komen. Dit kan door per vraag aan te vinken of door de multi select (boven in het scherm naast Omschrijving) aan te vinken. Daarmee worden alle vragen in de lijst geselecteerd.

Stap 6: Wanneer de benodigde vragen zijn geselecteerd dan kan men middels het gebruiken van de button Voeg toe aan vragenlijst

Stap 7: De vragen worden zichtbaar in het tabblad Vragen in deze vragenlijst.

Stap 8: Op het moment dat er vragen toch niet relevant zijn dan kan men deze eenvoudig aanvinken in de lijst en met de Actiebutton Verwijder vragen uit vragenlijst daadwerkelijk uit de lijst verwijderen.

Stap 9: De bovengenoemde stappen kan men herhalen voor alle aandachtspunten uit de lijst om zo te komen tot een complete vragenlijst of enquête die verstuurd moet worden. Op het moment dat de lijst compleet is dan gaat men terug naar het tabblad Vragenlijst met de button.

Wanneer men met de cursor over het icoon (in de aandachtspuntenlijst op het midden van de pagina) gaat dan krijgt men de volgende tekstuele aanvullingen.

Rood icoon

Groen icoon

Op dat moment is de vragenlijst of de enquête klaar om verstuurd te worden en kunnen de activiteiten uit paragraaf 5.4.8.

5.5.2 Analyse

Op het moment dat de vragenlijst of de enquête terug is gestuurd dan kan de Analyse worden uitgevoerd. Deze analyse bepaalt uiteindelijk wat wordt beschouwd als een risico of knelpunt en wat niet. Deze werkzaamheden moeten worden uitgevoerd door een daartoe bevoegd persoon van de eigen organisatie of van een externe kennispartner.

Om een analyse uit te voeren dien je van de Analyse button gebruik te maken om in het analyse scherm terecht te komen.

Het analyse scherm is opgebouwd uit een navigatiestructuur (platte vragenlijst zonder hiërarchische structuur) waarin alle vragen zijn opgenomen en een informatieoverzicht waarin per vraag de specifieke gegevens staan vermeld.

5.5.2.1 Opbouw vragenlijst in Analysescherm

De structuur valt in drie delen uiteen.

Lijst met vragen
Actiebuttons
Zoekscherm

Ad 1. De lijst met vragen is een platte lijst waarin de vragen in logische volgorde worden opgenomen. Van iedere vraag zijn een aantal belangrijke criteria direct zichtbaar en op deze informatie kan men in het scherm ook sorteren door op de titel te klikken. In het overzicht zijn 5 kolommen opgenomen met ieder een eigen stukje informatie.

A Aandachtspunt.
K Knelpunt.
Nr. Automatisch gegenereerd door het systeem en is niet aanpasbaar. Nummer van een vraag binnen een specifieke vragenlijst.
Code Kan een eigen code zijn en is aanpasbaar door de klant.

Verklaring van iconen in de vragenlijst

= Vraag is geanalyseerd = Vraag is een knelpunt

= Vraag is nog niet geanalyseerd = Vraag is geen knelpunt

Voorbeeld weergave Vragenlijst

Ad 2. Het Zoekscherm binnen de vragenlijst maakt het mogelijk om verschillende items een zoek criterium in te stellen. Dit is met name handig wanneer het om zeer grote vragenlijsten gaat en men slechts een deel van een lijst wil analyseren. Er zijn verschillende mogelijkheden voor het instellen van een zoekopdracht. Er kan wroden gezocht op;

Aandachtspunt Pop-up lijst met alle relevante aandachtspunten
Code Zoeken op Bevat, Is gelijk aan, Begint met en Eindigt op.
Vraag Zoeken op Bevat, Is gelijk aan, Begint met en Eindigt op.
Knelpunt Ja / Nee keuzelijst.
Analyse Ja / Nee keuzelijst.

Voorbeeld weergave Zoekscherm

5.5.2.2 Buttons

Om activiteiten aan een vraag toe te voegen, te wijzigen, door te boeken of de complete (of een deel) van de lijst te printen zijn er buttons opgenomen.

Voorbeeld weergave Actiebuttons

5.5.2.3 Opbouw informatiescherm in Analysescherm

Van een vragenlijst kunnen een aantal gegevens worden vastgelegd in informatievelden en verdeeld over verschillende subtabbladen. Binnen het informatiescherm zijn verschillende subtabbladen die ieder een specifieke werking hebben. Per tabblad wordt er een verbijzondering gegeven van de werking en de opbouw.

Weergave verschillende tabbladen Informatiescherm

Analyse

Het Analysescherm is het scherm waar de gegevens van de specifieke vraag worden getoond en waar de feitelijke analyse door de coördinator of de externe kennispartner wordt ingevoerd. De gegevens die zijn ingevuld op de vragenlijst worden overgenomen in het scherm en deze zijn vervolgens te wijzigen.

Er kunnen op twee verschillende risicomodellen worden gehanteerd om te komen tot een bepaling van een risico. Het normale model en het model van Fine & Kinney. Hier kan een organisatie zelf een keuze voor maken. De theoretische achtergrond van dit model worden verder niet beschreven.

Methode van Fine & Kinney.

Het scherm is op de volgende wijze opgebouwd.

- Aandachtspunt Weergave van het aandachtspunt waar de vraag onder valt

- Gewenst antwoord Ja / Nee keuzeveld. Is opgenomen bij de vraag in de bibliotheek of in de specifieke vraag voor de klant. Kan niet worden aangepast in dit scherm.

- Gegeven antwoord Ja / Nee keuzeveld en komt en is eht antwoordt uit de vragenlijst.

- Is knelpunt Wordt automatisch ingevuld op basis van de gewenste en gegeven antwoorden.

- Risico model Keuze maken volgens welk model een risico wordt bepaald. Normaal of Fine & Kinney.

- Risico Vinkbox invullen

- Knelpunt Indien daadwerkelijk knelpunt dan handmatig overrulen middels de vinkbox.

- Prioriteit Keuzelijst Laag, Middel en Hoog

- Toelichting Vrije invoer om aanvullende informatie op te nemen bij de analyse van een vraag.

Voorbeeld weergave analysescherm

Standaard activiteiten (Std. Activ.)

Aan vragen kunnen standaard activiteiten zijn gekoppeld vanuit de bibliotheek of indien deze bij het samenstellen van de vragen zijn toegevoegd. Deze activiteiten kunnen worden doorgeboekt naar het Logboek. Ook kunnen hier nieuwe vragen worden toegevoegd. Deze worden als standaard gekoppeld aan de betreffende vraag. Wanneer er een nieuwe vragenlijst met dezelfde vraag wordt samengesteld dan zal de betreffende activiteit als standaard worden weergegeven.

Voorbeeld weergave standaard activiteiten

Stap 1: Selecteer het tabblad Standaard activiteit.

Stap 2: Indien er activiteiten aanwezig zijn bij een vraag dan zijn deze op de getoonde manier zichtbaar. Wil men gebruik maken van een activiteit dan dient men deze aan te klikken.

Stap 3: de actiebutton Doorboeken ligt nu op! Voor een nieuwe activiteit zie Stap 9.

Stap 4: Door het aanklikken van deze actiebutton wordt de geselecteerde activiteit doorgeboekt en is het volgende detailscherm zichtbaar dat ingevuld moet worden. De velden gemarkeerd met een * zijn verplicht om in te voeren.

De velden die hierin worden ingevoerd zijn ook zichtbaar in het Logboek. Op het moment dat de activiteit is ingevuld en opgeslagen dan dient het Schema voor uitvoering van de werkzaamheden te worden ingevuld.

Stap 6: Op het moment dat de activiteit is opgeslagen zal deze zichtbaar zijn in de Lijst. Dit is een bovenliggend tabblad dat verwijst naar de Activiteiten. Alleen doorgeboekte activiteiten zijn hier zichtbaar!

Stap 7: De actiebutton Schema toevoegen is nu opgelicht en kan worden aangeklikt om een schema op te stellen voor de feitelijke uitvoering van de activiteit. Indien het een periodieke activiteit betreft dan worden hier de criteria daarvoor opgenomen.

Vervolgens dient men terug te gaan naar het Detail scherm waar het Schema nu zichtbaar is.

Stap 8: Op het moment dat het schema is ingevuld en voor akkoord bevonden dan wordt de activiteit opgenomen in de lijst. Op het moment dat de activiteit vaker wordt uitgevoerd (of er komen nieuwe activiteiten bij) dan wordt de lijst verder aangevuld.

Stap 9: Op het moment dat er niet wordt gekozen voor een standaard activiteit dan kan men ook een losse activiteit aanmaken. Daarvoor moet op de eerste plaats gebruik maken van de actiebutton Activiteit toevoegen.

Stap 10: De stappen die moeten worden doorlopen zijn idem als bij een doorgeboekte activiteit.

Stap 11: Voor het wijzigen van een standaard activiteit dient men gebruik te maken van de actiebutton Activiteit wijzigen.

Opmerkingen

In dit tabblad kan een specifieke toelichting bij de vraag (en de activiteit) worden opgenomen. Het betreft hier vrije tekst die kan worden toegevoegd.

Activiteiten

Dit laatste tabblad is een verzamelplaats van alle activiteiten die zijn doorgeboekt of nieuw zijn aangemaakt. De volgende informatie is op dit tabblad inzichtelijk te maken

- Totaal lijst met activiteiten.

- Specifieke informatie behorend bij 1 activiteit.

- Schema’s van de uit te voeren activiteit (hoe en wanneer).

- Lijst met schema’s wanneer de doorgeboekte activiteiten moeten worden uitgevoerd.

Voorbeeld weergave van mogelijke informatie behoefte

De informatie die in dit tabblad wordt getoond komt ook allemaal terug in het Logboek. Dit is de plaats waar alle eenmalige en periodieke activiteiten uiteindelijk worden gecoördineerd, bewaakt en uitgevoerd.

5.5.2.4 Printen vragenlijst

Binnen de applicatie is het mogelijk om de vragenlijst zoals deze zichtbaar is op het scherm direct te printen. Hiervoor dient men de button PDF te gebruiken.

Stap 1: Klik op de button PDF

Voorbeeld weergave structuur Rapportgenerator

Stap 3: Voor het printen van een vragenlijst kunnen een aantal criteria worden opgegeven. Deze geeft men aan middels het onderstaande filter.

Voorbeeld weergave Filter scherm

Stap 4: Klik wederom op de button PDF

Voorbeeld weergave printscherm Adobe

Stap 6: Het geopende rapport kan men dan printen of opslaan.

6. Logboek

Het Logboek is de verzamelplaats van alle uit te voeren activiteiten. Binnen RiAxion zijn alleen die activiteiten zichtbaar ook van toepassing zijn op een RI&E. In het algemene Logboek van Acquatrust zijn alle activiteiten van alles modules zichtbaar.

De mogelijkheden die men heeft in dit tabblad worden op hoofdlijnen besproken.

6.1 Acties

Om acties op een activiteiten uit te voeren wordt er gebruik gemaakt van de actiebuttons. De acties die uitgevoerd kunnen worden staan in de lijst weergegeven. Om activiteiten ook daadwerkelijk in de tijd uit te zetten moet er gebruik worden gemaakt van de actiebuttons die vermeld staan bij Schema’s.

Bij een activiteit hoort een schema waarin men aangeeft wanneer een periodieke activiteit wordt uitgevoerd. Op basis van het schema worden deze activiteiten in de tijd aangemaakt. De frequentie wordt bepaald op basis van de criteria die hier wordt aangegeven.

6.2 Informatievelden

Van de activiteiten wordt een hiërarchische structuur opgebouwd. De typeringen Algemeen, Werkplek en Overige zijn gedefinieerd in de database. Deze typering wordt bij het doorboeken of aanmaken van een activiteit aangegeven. In het Logboek worden alle activiteiten netjes onder 1 van deze typeringen getoond.

Middels kleurcoderingen wordt aangegeven of een activiteit op tijd, te laat of volgens planning staat opgenomen.

De activiteit is gereed, maar moet nog geaccordeerd worden

De datum van de activiteit is verlopen. Actie!

Activiteit staat voor de dag van vandaag gepland

Activiteiten die in de toekomst staan gepland

Op het moment dat je bijvoorbeeld het type Werkplek signaleert zal je alle activiteiten die daaronder vallen in lijstvorm op je scherm zichtbaar krijgen. Vervolgens kan je per activiteit verschillende acties ondernemen middels de actiebuttons en de verschillende tabbladen.

Voorbeeld weergave lijst met activiteiten

Voorbeeld weergave detail overzicht van de geselecteerde activiteit

Voorbeeld weergave schema van de geselecteerde activiteit

Voorbeeld weergave zoek mogelijkheden

7. Planbord

Het planbord is een visuele weergave van de geplande activiteiten. Deze zijn zichtbaar in een vast gedefinieerd grid. Binnen het planbord kunnen diverse activiteiten worden uitgevoerd en worden activiteiten middels de volgende iconen gepresenteerd.

De buttons binnen het Planbord zijn:

7.1 Visuele weergave planbord

Het planbord wordt op onderstaande wijze visueel weergegeven. Het scherm is zo opgebouwd dat alle werkzaamheden op een eenduidige manier worden weergegeven. De exacte weergave wijkt wel af van de standaard, maar dat heeft te maken met de componenten die Acquatrust moet gebruiken om een dergelijke functionaliteiten mogelijk te maken.

Voorbeeld weergave Planbord

Binnen het planbord kan gezocht worden op een bepaalde periode die getoond moet worden op het scherm. Daarvoor maakt men gebruik van de datavelden. Deze velden zijn gemarkeerd met een * en dienen altijd te worden ingevoerd.

Een losse functionaliteit van het planbord is het tonen van de bijbehorende kosten van een activiteit. Deze functionaliteit wordt in de toekomst uitgebreid. Deze kosten dienen bij de activiteit te worden gedefinieerd en dan kan het planbord de kosten tonen van de dag (verticaal) of van alle activiteiten die in de tijd zijn gepland (horizontaal).

7.2 Toevoegen activiteit

In het planbord kunnen activiteiten worden toegevoegd. De werkwijze wijkt daarbij iets af van de normale situatie.

Stap 1: Selecteer de datum in het grid waarop de activiteit moet worden uitgevoerd.

Stap 2: De actiebutton Toevoegen ligt op en dient te worden aangeklikt.

Stap 3: Het volgende scherm met informatie velden wordt zichtbaar en dient te worden ingevoerd. Om de activiteit zichtbaar te krijgen dient in ieder geval het Datum veld en de uitvoerend persoon ingevoerd te worden.

Stap 4: Alle benodigde velden toegevoegd? Zo ja, dan wordt de informatie opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.

7.3 Wijzigen activiteit

Het wijzigen van een activiteit kan op verschillende manieren worden uitgevoerd. Wanneer een enkelvoudige activiteit alleen in de tijd moet worden verplaatst dan kan men rechtstreeks in het grid de aanpassingen doorvoeren. Dient er een inhoudelijke wijziging te worden doorgevoerd dan kan dit middels de button Uitvoering Wijzigen.

Wijzigen in het Grid

Stap 1: Selecteer de betreffende activiteit die verplaatst moet worden met de cursor.

Stap 2: Met de toetscombinatie Ctrl en de Pijltjestoetsen kan de activiteit vervolgens worden verplaatst. Deze knoppen moet men tegelijkertijd indrukken.

Stap 3: Selecteer de gewenste datum en laat de toetsen los. De activiteit is nu verplaatst.

Wijzigen middels button

Stap 1: Selecteer de betreffende activiteit die verplaatst moet worden met de cursor.

Stap 2: Klik op de button Uitvoering Wijzigen

Stap 3: Het invoerscherm wordt zichtbaar en daarin kunnen de wijzigingen worden doorgevoerd.

Stap 4: Alle benodigde velden gewijzigd? Zo ja, dan wordt de informatie opgeslagen in de database indien de knop opslaan wordt ingedrukt. Indien de data niet opgeslagen hoeft te worden dan kan men op de button annuleren klikken.

7.4 Verwijderen activiteit

Een activiteit kan ook verwijderd worden vanuit het Planbord. Hiervoor wordt geen aparte melding gemaakt. Indien men de op de actiebutton Verwijderen klikt wordt de activiteit zonder waarschuwing verwijderd uit de database.