1.      Milieudossier

Met het Milieu Dossier plant u activiteiten die voortkomen uit uw vergunningen om daarna de uitvoering te bewaken en waar nodig bij te sturen. Het Milieu Dossier is gebaseerd op ISO 14001, wat betekent dat de eisen zijn gerubriceerd in 5 onderdelen, te weten:

• Milieubeleid;
• Planning;
• Implementatie en uitvoering;
• Controle en corrigerende maatregelen;
• Beoordeling door de directie.

In het Milieu Dossier worden alle relevante voorschriften vastgelegd waarna de acties worden toegekend aan de juiste functionarissen. Hierna bewaakt het Milieu Dossier voor u of de juiste acties op het juiste moment worden uitgevoerd. Als dit niet zo is, ontvangt u hiervan bericht. Zo beheerst u de complete Plan, Do, Check, Act cyclus en beheert u uw vergunningen proactief.

Milieu Dossier omvat de volgende vaste onderdelen die moeten worden ingevoerd om gebruik te kunnen maken van de applicatie. Deze informatie wordt alleen binnen het Milieu Dossier gebruikt. Milieu Dossier is opgebouwd uit de onderdelen;

• Vergunningen
• Voorschriften
• Planning
• Logboek

Per onderdeel wordt er een korte beschrijving gegeven van de werking en de benodigde configuratie van de schermen.

Voorbeeld weergave tabbladen Milieu dossier

2.      Vergunningen

Vergunningen worden ondergebracht in het vergunningen onderdeel van het Milieu dossier. Vergunningen die voor meerdere locaties gelden krijgen geen locatie informatie en zijn te vinden onder “Geen Locatie”. Locatie specifieke vergunningen worden wel gekoppeld aan een locatie. Aan een vergunning kunnen direct voorschriften gekoppeld worden. Aan de voorschriften kunnen op haar beurt weer activiteiten ingepland worden.

2.1       Overzicht

Het overzicht geeft een hiërarchische onderverdeling van de vergunningen per locatie. Na het selecteren van een locatie worden de bijbehorende vergunningen getoond.

2.2       Lijst met vergunningen

De lijst met vergunningen toont de vergunningen voor de geselecteerde locatie.

2.3       Details / Vergunning toevoegen

Indien een vergunning voor een locatie wordt toegevoegd, dan wordt de locatie geselecteerd. Indien de vergunning voor meerdere locaties geldt, dan dient de locatie niet gespecificeerd te worden. Niet gekoppelde vergunningen worden toegevoegd aan de “Geen Locatie” onderdeel. Dit houdt in dat het voor alle locaties geldt.

Voorschriften en activiteiten van een vergunning zonder locatie dienen wel per locatie te worden aangegeven als het activiteiten betreft die toch op locatie uitgevoerd dienen te worden.

2.4       Documenten

De originele documenten kunnen als bijlage aan de vergunning worden toegevoegd door het bestand te uploaden via het documenten tab.

2.5       Voorschriften

Uit een vergunning kunnen een of meerdere voorschriften voortkomen. Een voorschrift kan worden toegevoegd door een vergunning te selecteren en daarna de toevoegen button.

Het hoofdstuk veld wordt gebruikt voor zoek doeleinden. Indien deze zoek optie gebruikt wordt, dient de lijst met hoofdstukken te worden aangemaakt binnen het hoofdstukken menu.

2.6       Activiteiten

Per voorschrift kunnen één of meerdere activiteiten aangemaakt worden. Deze kunnen eenmalig of repeterend  van aard zijn. Door standaard activiteit doorboeken te klikken kan er gebruik gemaakt worden van voorgedefinieerde activiteiten. Hierdoor is het eenvoudiger een activiteit aan te maken. Ook kunnen nieuwe activiteiten aangemaakt worden zonder de standaard activiteit te gebruiken via de toevoegen button.

Activiteit type dient te worden gedefinieerd. Dit type bepaalt wat de eventuele registratie velden zijn voor deze activiteit. Activiteit types kunnen worden aangemaakt in de activiteit module.

3.      Hoofdstukken

Het hoofdstukken menu wordt gebruik om de hoofdstukken van de voorschriften te categoriseren. De toegevoegde items aan hoofdstukken worden in de lijst “Hoofdstukken” in de details van de voorschriften getoond. Door hoofdstukken te gebruiken maakt het zoeken binnen hoofdstukken mogelijk binnen het logboek.

4.      Dashboard

Het dashboard toont de openstaande en gerealiseerde activiteiten per locatie. Hierdoor is eenvoudig overzicht te verkrijgen in de openstaande items.

5.      Logboek

Het logboek toont de openstaande activiteiten. Tevens kunnen er activiteiten worden gereed gemeld, geaccordeerd of nieuw aangemaakt.